Excel có thể ngốn rất nhiều thời gian của bạn. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc vật lộn cùng các hàm VLOOKUP, lọc dữ liệu hay xử lý chuỗi văn bản, đã đến lúc bạn cần áp dụng những hàm và phím tắt Excel quan trọng này. Từ việc tra cứu dữ liệu phức tạp, lọc động cho đến thao tác văn bản nhanh chóng và tính toán tài chính thần tốc, chúng tôi đã tổng hợp một tuyển tập các hàm mạnh mẽ được thiết kế để hợp lý hóa các tác vụ bảng tính của bạn trong tích tắc. Nhưng chưa dừng lại ở đó – chúng tôi cũng sẽ chia sẻ bộ sưu tập các phím tắt bàn phím giúp tiết kiệm thời gian, để bạn có thể lướt qua các bảng tính của mình một cách dễ dàng.
7 Hàm Excel Mạnh Mẽ Giúp Bạn Tiết Kiệm Hàng Giờ Làm Việc
1. XLOOKUP: Kẻ Thay Thế Hoàn Hảo cho VLOOKUP và INDEX/MATCH
Ví dụ sử dụng hàm XLOOKUP trong Excel để tra cứu dữ liệu
Với tôi, XLOOKUP đã thay thế INDEX/MATCH và VLOOKUP trong hầu hết các trường hợp. Không như VLOOKUP, bạn không cần phải đếm số cột. Bạn có thể chỉ định trực tiếp vùng tra cứu (lookup array) và vùng trả về (return array). Hơn nữa, XLOOKUP có khả năng tra cứu giá trị sang bên trái cột tra cứu, điều mà VLOOKUP không thể làm được.
Giả sử bạn đang quản lý cơ sở dữ liệu bán hàng cho một cửa hàng trực tuyến với hai bảng: “Chi tiết Sản phẩm” (gồm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Danh mục, Giá) và “Dữ liệu Bán hàng” (gồm Mã đơn hàng, Mã sản phẩm, Số lượng bán). Bây giờ, bạn muốn thêm “Tên sản phẩm” và “Giá” vào bảng “Dữ liệu Bán hàng”. Bạn có thể tạo hai cột mới cho “Tên sản phẩm” và “Giá” trên bảng “Dữ liệu Bán hàng” và sử dụng hàm XLOOKUP để tìm Mã sản phẩm trong vùng tra cứu và trả về Tên sản phẩm, cũng như giá tương ứng cho từng sản phẩm đã bán.
2. PMT: Hàm Tính Toán Khoản Vay Nhanh Chóng
Minh họa hàm PMT trong Excel để tính toán khoản thanh toán định kỳ
Hàm PMT được thiết kế để tính toán khoản thanh toán định kỳ cho một khoản vay (giả sử các khoản thanh toán và lãi suất không đổi). Đây là một công cụ cơ bản cho các phép tính tài chính trong Excel. Khi bạn tạo bảng khấu hao khoản vay, lập kế hoạch đầu tư, thực hiện phân tích tài chính hoặc tính toán hợp đồng thuê, hãy sử dụng PMT để hoàn thành công việc.
Giả sử bạn vay 200.000 USD mua nhà với thời hạn 30 năm và lãi suất hàng năm là 5%. Bạn có thể sử dụng công thức dưới đây để tính toán khoản thanh toán hàng tháng của mình:
=PMT(0.05/12, 30*12, 200000)3. FILTER: Lọc Dữ Liệu Động Chỉ Trong Tích Tắc
Cách sử dụng hàm FILTER trong Excel để lọc dữ liệu theo điều kiện
Hàm FILTER là một công cụ mạnh mẽ để báo cáo và phân tích dữ liệu. Nó thường dễ sử dụng hơn nhiều so với các kết hợp phức tạp của INDEX, MATCH và IF. Hàm này có thể xử lý logic lọc phức tạp với nhiều điều kiện, và cú pháp của nó tương đối dễ đọc và hiểu.
Giả sử bạn là một quản lý dự án đang sử dụng Excel để theo dõi các nhiệm vụ của nhóm. Bạn đã tạo một cơ sở dữ liệu với các cột như Nhiệm vụ, Người được giao, Trạng thái và Ngày đến hạn. Bây giờ bạn muốn kiểm tra xem Bob đang làm những nhiệm vụ nào.
=FILTER(A2:D7, B2:B7="Bob")Excel sẽ hiển thị một bảng chỉ chứa các hàng mà cột “Người được giao” là Bob. Tương tự, bạn có thể lọc các nhiệm vụ “Đang tiến hành”, “Đã hoàn thành” và thậm chí hiển thị một thông báo khi không có nhiệm vụ nào phù hợp.
4. TEXTBEFORE và TEXTAFTER: Trích Xuất Dữ Liệu Chính Xác
Minh họa hàm TEXTAFTER trong Excel để trích xuất văn bản sau ký tự phân cách
Hai hàm Excel này cho phép bạn trích xuất văn bản xuất hiện trước hoặc sau một dấu phân cách được chỉ định. Bạn có thể trích xuất tên, họ, tên miền từ địa chỉ email, và thậm chí cả tên tệp mà không có phần mở rộng.
Nếu bạn có một ô chứa “Parth Shah” và bạn muốn trích xuất “Parth”, bạn có thể chạy công thức =TEXTBEFORE(A1, ” “), và nó sẽ trả về “Parth”. Tương tự, bạn có thể chạy =TEXTAFTER(A1, ” “) để trích xuất “Shah”.
5. SEQUENCE: Tự Động Tạo Dãy Số Động
Sử dụng hàm SEQUENCE trong Excel để tạo một dãy số liên tiếp
Đây là một hàm Excel mà tôi ước mình đã biết sớm hơn. Hàm SEQUENCE tạo ra một dãy số trong một mảng. Điều này khá tiện lợi để tạo danh sách động, tạo ngày tháng và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo các hàng với số từ 1 đến 30, bạn chỉ cần gõ =SEQUENCE(30) để hoàn thành công việc. Bạn cũng có thể gõ =SEQUENCE(5, 3) để tạo bảng số 5×3. Khả năng ứng dụng của hàm này là vô tận.
6. UNIQUE: Lấy Danh Sách Giá Trị Duy Nhất
Hướng dẫn sử dụng hàm UNIQUE trong Excel để lọc ra các giá trị không trùng lặp
Bạn có thể sử dụng hàm UNIQUE để trích xuất danh sách các giá trị duy nhất từ một vùng hoặc mảng. Nó khá hữu ích khi bạn muốn loại bỏ các bản sao và tạo một danh sách riêng biệt. Giả sử bạn có một bảng tính Excel khổng lồ với hàng trăm tên khách hàng trong một cột. Bây giờ bạn muốn trích xuất các khách hàng duy nhất từ danh sách đó.
Bạn có thể chọn một ô trống (ví dụ B1) nơi bạn muốn danh sách duy nhất xuất hiện. Sau đó, sử dụng =UNIQUE(A1:A100), và Excel sẽ ghi các tên khách hàng duy nhất vào các ô bên dưới B1.
7. SWITCH: Áp Dụng Logic Đa Điều Kiện Hiệu Quả
SWITCH là một hàm logic mạnh mẽ giúp đánh giá một giá trị đơn lẻ dựa trên một danh sách các giá trị và trả về kết quả tương ứng. Giả sử ô A1 chứa số tháng (1-12). Bây giờ bạn có thể sử dụng công thức dưới đây để chuyển đổi nó thành tên tháng.
=SWITCH(A1, 1, "Tháng Một", 2, "Tháng Hai", 3, "Tháng Ba", 4, "Tháng Tư", 5, "Tháng Năm", 6, "Tháng Sáu", 7, "Tháng Bảy", 8, "Tháng Tám", 9, "Tháng Chín", 10, "Tháng Mười", 11, "Tháng Mười Một", 12, "Tháng Mười Hai", "Tháng không hợp lệ")Tương tự, bạn có thể gán một ngày trong tuần (chuyển đổi số 1-7 thành tên ngày) và thậm chí chuyển đổi mã sản phẩm thành danh mục bằng cách sử dụng hàm SWITCH.
Các Phím Tắt Excel Yêu Thích Giúp Tăng Tốc Công Việc
Bây giờ, hãy cùng xem qua một số phím tắt Excel được tôi sử dụng nhiều nhất:
- Ctrl + T: Biến vùng ô được chọn thành một bảng Excel.
- Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format Cells (Định dạng ô).
- F4: Lặp lại hành động cuối cùng.
- Shift + Space: Chọn toàn bộ hàng nơi ô hiện tại của bạn đang nằm.
- Ctrl + Space: Chọn toàn bộ cột nơi ô hiện tại của bạn đang nằm.
- Ctrl + ;: Thêm ngày hiện tại vào ô.
- Alt + =: Thực hiện chức năng AutoSum (Tổng tự động).
Nâng Tầm Hiệu Suất Của Bạn Trong Excel
Tôi biết mình đã từng lãng phí bao nhiêu thời gian vào các tác vụ Excel tẻ nhạt, và việc khám phá những hàm và phím tắt này đã thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của tôi. Giờ đây, tôi hy vọng bạn cũng sẽ trải nghiệm điều tương tự. Còn chần chừ gì nữa? Hãy thử nghiệm, áp dụng chúng vào các tác vụ thực tế của bạn và xem hiệu suất của bạn tăng vọt.
Ngoài các hàm và phím tắt này, tôi cũng đã bắt đầu khám phá Python trong Excel để hoàn thành các tác vụ của mình nhanh hơn. Hãy đọc thêm bài viết chuyên sâu của chúng tôi để tìm hiểu chi tiết hơn.
