Notion từ lâu đã khẳng định vị thế là một không gian làm việc tất cả trong một, xuất sắc trong việc tổ chức các dự án, quản lý cơ sở dữ liệu và xây dựng kho kiến thức sâu rộng. Tuy nhiên, dù mạnh mẽ đến đâu, Notion vẫn chưa thực sự hoàn hảo. Chẳng hạn, trải nghiệm di động còn nhiều điểm cần cải thiện, và nó không phải là công cụ lý tưởng để ghi chú nhanh chóng khi đang di chuyển hoặc ngay trên máy tính để bàn. Chính xác đây là nơi Google Keep tỏa sáng, trở thành một “người bạn đồng hành” hoàn hảo, lấp đầy những khoảng trống mà Notion còn bỏ ngỏ. Với tốc độ khởi chạy nhanh như chớp, giao diện tối giản, và khả năng hoạt động như những tờ ghi chú dán (sticky notes), Google Keep đóng vai trò như một giao diện “tiền tuyến” nhanh nhẹn, bổ trợ đắc lực cho “hậu phương” vững chắc của Notion.
Notion Không Phù Hợp Để Ghi Chú Nhanh – Google Keep Lấp Đầy Khoảng Trống
Tôi thực sự nhận thấy rằng Notion không được xây dựng cho những khoảnh khắc thoáng qua, khi một ý tưởng bất chợt nảy ra trong đầu. Giả sử tôi đang ở ngoài, một ý tưởng cho bài blog mới xuất hiện, hoặc tôi chợt nhớ ra một nhiệm vụ khẩn cấp không thể quên. Bản năng của tôi là rút điện thoại ra và ghi lại. Nhưng trang Notion của tôi lại tải rất chậm, đặc biệt nếu tôi có một không gian làm việc lớn. Nó rõ ràng được thiết kế cho nội dung phong phú, phân tích sâu và tổ chức có cấu trúc, chứ không phải cho việc nhập liệu nhanh như chớp.
Đây là lúc Google Keep trở thành cứu cánh cho các ghi chú nhanh. Tôi có thể sử dụng widget trên màn hình chính hoặc đơn giản là mở ứng dụng để ghi lại một suy nghĩ tức thì. Không có điều hướng phức tạp, không có độ trễ khi tải, chỉ một giao diện sạch sẽ cho phép tôi “trút” suy nghĩ của mình mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Và bạn biết không, Keep Notes có một trình chỉnh sửa khá tốt. Tôi có thể thêm dấu đầu dòng, hộp kiểm hoặc thậm chí là một bản vẽ nhanh mà không gặp rắc rối. Sau đó, khi tôi trở lại bàn làm việc và có thời gian dành riêng để tổ chức, tôi sẽ xem lại các ghi chú trong Keep và chuyển những ghi chú liên quan vào các không gian làm việc của mình trên Notion.
Google Keep Tích Hợp Mượt Mà Với Gmail
Như mong đợi, Google Keep hoạt động liền mạch với dịch vụ email ưa thích của tôi, Gmail. Khi Gmail đang mở, tôi không cần phải mở một tab riêng biệt hoặc chuyển đổi ứng dụng để truy cập các ghi chú của mình. Google Keep luôn nằm ở thanh bên phải.
Đây là cách tôi sử dụng nó. Giả sử tôi đang duyệt hộp thư đến, và một email đến với ngày đến hạn và số tiền của thẻ tín dụng. Với Keep ngay đó, tôi có thể mở nó, tạo một ghi chú mới với “Hạn thẻ tín dụng” và nhập số tiền. Tôi thậm chí có thể mở ghi chú đó trong ứng dụng web Google Keep và đặt lời nhắc. Về mặt kỹ thuật, tôi có thể gửi tin nhắn Gmail của mình vào cơ sở dữ liệu Notion, nhưng toàn bộ thiết lập này tốn thời gian và không hoạt động mượt mà như Keep Notes. Tương tự, nếu tôi có một ý tưởng sơ bộ cho bài thuyết trình khách hàng hoặc các email quan trọng khác, tôi có thể viết chúng vào Keep và truy cập cùng lúc khi soạn thảo email trên máy tính.
Cộng Tác Dễ Dàng Hơn Với Google Keep
Mặc dù Notion cung cấp một loạt các tính năng dành cho nhóm, nhưng nó không thể sánh kịp với Google Keep về khả năng cộng tác nhanh chóng. Lý do rất đơn giản: hầu hết mọi người đều có tài khoản Google.
Cộng tác dễ dàng trên Google Keep với nhiều người dùng qua tài khoản Google
Tôi không cần phải suy nghĩ hai lần liệu ai đó có tài khoản Notion, liệu họ có phải là một phần của không gian làm việc của tôi hay liệu họ có hiểu cơ sở dữ liệu của tôi hay không. Tôi chỉ cần nhập địa chỉ email của họ, và người đó sẽ có quyền truy cập. Cho dù tôi cần tạo danh sách mua sắm với đối tác, danh sách kiểm tra đồ dùng học tập với bạn bè, hay danh sách mua sắm cho một sự kiện sắp tới, tôi chỉ cần tạo một ghi chú mới trong Google Keep, thêm email của họ, và nó ngay lập tức trở thành một ghi chú cộng tác. Khả năng cộng tác liền mạch này đã khá hữu ích trong chuyến đi gần đây của chúng tôi. Tôi đã tạo một danh sách kiểm tra du lịch và bắt đầu theo dõi chi phí chung trực tiếp trong một ghi chú Keep. Tôi đã chia sẻ nó với các thành viên khác trong nhóm của chúng tôi, và nó hoạt động hoàn hảo. Mọi người đều có thể thấy những gì cần thiết, những gì đã được mua và ai đã trả tiền cho cái gì, tất cả trong một nơi đơn giản, dễ tiếp cận.
Keep Notes Hỗ Trợ Ghi Âm Và Công Cụ Vẽ
Đây là một lĩnh vực khác mà Google Keep lấp đầy một khoảng trống quan trọng trong quy trình làm việc của tôi. Tôi đang nói về tính năng ghi âm và công cụ vẽ, cả hai đều không được hỗ trợ nguyên bản trong Notion.
Tính năng ghi âm và công cụ vẽ tay trong Google Keep giúp ghi chú đa dạng
Bất cứ khi nào tôi đang trong một buổi giảng hoặc một cuộc họp mà không muốn gõ mọi thứ, tôi chỉ cần chạm vào biểu tượng micro, nói ra suy nghĩ của mình và hoàn thành công việc. Tương tự, có những lúc một biểu diễn trực quan, một bản phác thảo nhanh hoặc một bản vẽ nguệch ngoạc là cách nhanh nhất để nắm bắt một ý tưởng. Notion không có khả năng vẽ tích hợp. Nhưng tôi có thể lấy S Pen của chiếc S23 Ultra của mình và nhanh chóng phác thảo một sơ đồ.
Bạn Mệt Mỏi Với Sự Thiếu Tổ Chức Trong Notion?
Cuối cùng, không phải là việc chọn một công cụ thay vì công cụ khác; mà là việc tận dụng điểm mạnh riêng của chúng để tạo ra một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKMS) mạnh mẽ. Trong khi Notion cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ cho việc tổ chức sâu và lập kế hoạch dài hạn, Keep hoạt động như một “hộp thư đến” luôn sẵn sàng cho những suy nghĩ nhanh, lời nhắc khẩn cấp và danh sách mua sắm mà tôi có thể chia sẻ với đối tác.
Nếu bạn muốn nâng cao khả năng quản lý kiến thức của mình lên một tầm cao mới, hãy thử kết hợp thêm NotebookLM. Đừng bỏ lỡ các bài viết khác của chúng tôi về tối ưu hóa quy trình làm việc công nghệ và hãy chia sẻ cách bạn kết hợp các công cụ để quản lý công việc và thông tin cá nhân của mình!
