Trong bối cảnh văn hóa “hustle culture” ngày càng thịnh hành và một không gian trực tuyến đầy cạnh tranh liên tục thu hút sự chú ý của chúng ta, không có gì ngạc nhiên khi nhiều người dựa vào các ứng dụng năng suất để duy trì sự ngăn nắp và hiệu quả. Tuy nhiên, khi càng khám phá nhiều ứng dụng nhằm cải thiện khả năng tập trung và quản lý công việc, tôi nhận thấy mình gặp phải nhiều vấn đề hơn là giải pháp. Từ những ứng dụng cố gắng làm quá nhiều việc cho đến những đường cong học tập dốc, có rất nhiều rắc rối nảy sinh khi xem xét các ứng dụng năng suất. Và trong khi nhiều người sáng tạo nội dung ca ngợi những lợi ích của các công cụ quản lý quy trình làm việc, dường như không ai nói về những nhược điểm của chúng.
5. Nhiều ứng dụng cố gắng làm quá nhiều việc
Bạn dành nhiều thời gian vào việc thiết lập
Quá nhiều ứng dụng năng suất tích hợp một số lượng tính năng áp đảo. Một số người tìm kiếm các tính năng toàn diện để họ có thể sử dụng một công cụ như một bộ công cụ năng suất “tất cả trong một”. Nhưng đối với những người khác, điều này có nghĩa là việc thiết lập các ứng dụng này trở thành một “hố đen” thời gian thay vì thứ gì đó giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn.
Notion có lẽ là một trong những ứng dụng “tội đồ” lớn nhất trong việc này – và nó đi kèm với một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành nhiều giờ cho nền tảng này, bao gồm cả việc khám phá các tính năng Notion ít người biết đến dành cho người dùng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, tôi không cảm thấy việc sử dụng nó đã cải thiện khả năng ghi chú hay lưu trữ hồ sơ của mình.
Các ứng dụng quản lý kiến thức cá nhân như Obsidian cũng có thể gây choáng ngợp. Ngay cả khi tôi cố gắng sử dụng nó cho các nhiệm vụ đơn giản, như theo dõi các ý tưởng câu chuyện, tôi vẫn thích sử dụng một ứng dụng cũ hơn, đơn giản hơn và chuyên biệt cho một chức năng duy nhất.
4. Chúng hứa hẹn quá nhiều nhưng lại không đáp ứng được
Ứng dụng năng suất sẽ không giải quyết mọi vấn đề của bạn
Nhiều ứng dụng năng suất tự quảng cáo là giải pháp cho nhiều mối bận tâm, chẳng hạn như trì hoãn, tập trung và quản lý công việc. Các công cụ này cũng ngày càng tích hợp AI tạo sinh như một giải pháp khác.
Nhưng thực tế là hiệu quả của một ứng dụng sẽ khác nhau ở mỗi người. Một số người phản ứng tốt với cơ chế trò chơi hóa (gamification) hoặc theo dõi thói quen, trong khi những người khác có thể cảm thấy khó chịu với các tiếng “ping” và nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Do rối loạn chức năng điều hành (executive dysfunction) và mệt mỏi mãn tính (chronic fatigue), tôi gặp khó khăn với tình trạng quá tải thông tin khi nói đến một số khía cạnh của ứng dụng quản lý công việc. Tôi nhận thức được rằng việc tạo ra một cây kỹ thuật số để tập trung sẽ không mang lại cho tôi động lực cần thiết để vượt qua sự trì hoãn của mình.
Điều này không có nghĩa là các ứng dụng năng suất không nên cố gắng giải quyết một số nguyên nhân đằng sau các thói quen như thiếu chú ý và trì hoãn. Nhưng chúng nên ngừng tự bán mình như một giải pháp “thần thánh”.
3. Bạn dành nhiều thời gian hơn cho thiết bị
Nguồn gốc của nhiều sự xao nhãng
Hầu hết các ứng dụng năng suất đều có sẵn trên cả máy tính và điện thoại thông minh của bạn. Điều này rất tuyệt khi bạn muốn ghi chú nhanh một ý tưởng, nhưng nó cũng có thể dẫn đến việc bạn dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra các ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi dành quá nhiều thời gian để kiểm tra tin nhắn Slack mới trên nhiều không gian làm việc. Tôi thường xuyên ngắt quãng công việc của mình để xem liệu có bất cứ điều gì quan trọng đã được đăng trên Slack hay không. Theo nhiều cách, ứng dụng này đã trở nên gây xao nhãng cho tôi hơn cả các trang mạng xã hội. Tôi mở Reddit vào buổi sáng và buổi tối, nhưng tôi lại dùng Slack suốt cả ngày, và việc bị gắn chặt vào thiết bị không làm tôi làm việc hiệu quả hơn chút nào.
Ứng dụng năng suất trên điện thoại thông minh
2. Thông báo trở nên quá tải
Bão thông báo là có thật
Tôi không cho phép nhiều ứng dụng truy cập vào thông báo đẩy hoặc thông báo email, nhưng một số ứng dụng lại lợi dụng quyền này để gửi các bản cập nhật liên tục. Đối với tôi, Asana là ứng dụng năng suất “tội đồ” lớn nhất trong việc này. Mặc dù tôi không có quyền truy cập vào nhiều bảng, tôi vẫn nhận được vô số thông báo mỗi ngày.
Mỗi ngày, tôi nhận được nhiều thông báo Asana trên điện thoại, trong hộp thư đến Gmail, và trong hộp thư đến của ứng dụng. Tôi đã điều chỉnh cài đặt thông báo của mình để giảm số lượng “ping” nhận được, nhưng tôi vẫn nhận một lượng cập nhật không thể chấp nhận được.
Thông báo cập nhật Asana trong hộp thư đến Gmail
Vấn đề với tình trạng quá tải thông báo trong các ứng dụng năng suất là cuối cùng bạn sẽ bắt đầu bỏ qua tất cả các thông báo, và điều này đi ngược lại mục đích ban đầu khi bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng.
1. Một số có tuyên bố khoa học đáng ngờ
Không, ứng dụng không thể “chữa” ADHD của tôi
Ngày càng nhiều, tôi nhận thấy các ứng dụng năng suất quảng cáo các tuyên bố khoa học về lý do tại sao phương pháp của họ hiệu quả. Nhưng nền tảng mà họ xây dựng những tuyên bố này đôi khi lại lung lay. Ví dụ, “dopamine detox” (thải độc dopamine) và “dopamine fasting” (nhịn dopamine) đã bị chỉ trích là một xu hướng sức khỏe không có cơ sở khoa học bởi Cleveland Clinic, nhưng điều này không ngăn cản các ứng dụng tuyên bố mang lại lợi ích đó.
Cũng có nhiều ứng dụng tự xưng có thể giải quyết các vấn đề về thiếu chú ý và trì hoãn ở người mắc ADHD. Nhưng khi tôi thực sự sử dụng các ứng dụng này, tôi không thấy chúng hữu ích chút nào với tư cách là một người mắc chứng này. Những ứng dụng mà tôi thấy hữu ích nhất không tự quảng cáo dựa trên các xu hướng hoặc thuật ngữ SEO. Chúng chỉ cung cấp các công cụ đơn giản với các tính năng tập trung, giúp tôi dễ dàng thiết lập và tích hợp chúng vào quy trình làm việc của mình.
Ứng dụng chống trì hoãn trên Google Play Store
Khi sử dụng ứng dụng năng suất, hiệu quả của chúng sẽ khác nhau tùy thuộc vào thói quen và những điểm khó chịu của riêng bạn. Vấn đề là nhiều công ty phát triển ứng dụng năng suất đã thổi phồng quá mức tính hữu dụng của sản phẩm hoặc nhồi nhét quá nhiều tính năng, khiến bạn cuối cùng nhận được lợi ích tiết kiệm thời gian giảm dần. Nếu bạn thấy rằng các ứng dụng năng suất không mang lại cho bạn những lợi ích mà chúng tuyên bố, bạn không phải là một trường hợp cá biệt. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về trải nghiệm với các ứng dụng năng suất trong phần bình luận dưới đây!
