Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào một hệ sinh thái các công cụ năng suất khác nhau – một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, phần mềm quản lý dự án, một nhật ký số và một không gian riêng biệt cho quản lý kiến thức. Tuy nhiên, việc liên tục chuyển đổi giữa các công cụ này thường gây ra sự phản tác dụng. Tôi quyết định thực hiện một thử nghiệm triệt để trong suốt một tháng: loại bỏ hệ sinh thái hiện tại và chỉ dựa vào Capacities để hoàn thành công việc. Mục tiêu của tôi là tìm hiểu xem liệu Capacities có thực sự trở thành trung tâm thần kinh cho công việc và các dự án cá nhân, xử lý ghi chú, tác vụ, kiến thức và nhiều hơn thế nữa hay không. Hãy cùng tôi khám phá những điểm mạnh, điểm yếu và những trải nghiệm bất ngờ khi hoàn toàn tin dùng Capacities trong suốt 30 ngày.
Capacities: Nền tảng vững chắc cho mọi nhu cầu cơ bản
Đáp ứng mọi tiêu chuẩn cần thiết
Khác với một số công cụ mới ưu tiên giao diện web, Capacities cung cấp các ứng dụng gốc được thiết kế tốt cho macOS, Windows, iOS và Android. Điều này có nghĩa là tôi có thể dễ dàng ghi lại suy nghĩ, liên kết các ý tưởng và truy cập biểu đồ kiến thức của mình dù đang ở bàn làm việc, trên đường đi làm hay đơn giản là đang động não trên điện thoại.
Giao diện chính (Home Menu) của ứng dụng Capacities trên máy tính, hiển thị các tùy chọn điều hướng và danh sách ghi chú.
Giao diện người dùng cũng rất mượt mà và trực quan. Không như Obsidian và Logseq, Capacities không đòi hỏi đường cong học hỏi. Hơn nữa, việc điều hướng trong cơ sở kiến thức ngày càng phát triển của tôi trở nên hiệu quả nhờ chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của nó. Tôi có thể nhanh chóng định vị các thông tin cụ thể, ngay cả trong hàng trăm ghi chú hoặc qua vô số đối tượng được liên kết. Nhìn chung, tôi cảm thấy Capacities đã đáp ứng tốt các yêu cầu cơ bản với chế độ ngoại tuyến, trình chỉnh sửa block mượt mà cùng lệnh slash và tích hợp lịch mạnh mẽ để nhanh chóng xử lý các ghi chú hàng ngày.
Tiếp cận theo hướng đối tượng: Độc đáo nhưng cần thời gian làm quen
Điểm khác biệt lớn
Điều thực sự làm nên sự khác biệt của Capacities, và cũng là điểm mạnh của nó, chính là cách tiếp cận theo hướng đối tượng (object-oriented approach) trong quản lý kiến thức. Mặc định Capacities đi kèm với các loại đối tượng khác nhau, nhưng tôi cũng có thể tự tạo một đối tượng tùy chỉnh với các thuộc tính (properties) riêng biệt. Chẳng hạn, khi tôi thêm một cuốn sách mới đang đọc dưới dạng một đối tượng, tôi có thể xác định các thuộc tính như Tác giả, Thể loại, Ngày bắt đầu đọc và thậm chí cả Những điểm chính cần ghi nhớ. Điều này ngay lập tức biến một ghi chú đơn giản thành thông tin có cấu trúc.
Tôi xin đưa ra một ví dụ gần đây. Tôi đang lên kế hoạch cho một chuyến đi đến Goa. Tôi đã tạo một đối tượng Chuyến đi với các thuộc tính như Điểm đến, Ngày đi, Nơi ở và Hoạt động. Sau đó, khi tôi tìm kiếm chỗ ở, mỗi khách sạn lại trở thành một đối tượng Địa điểm với các thuộc tính như Địa chỉ, Thông tin liên hệ, Giá mỗi đêm và Đánh giá của người dùng.
Yêu cầu đường cong học hỏi
Tuy nhiên, tôi sẽ không che giấu sự thật. Cách tiếp cận theo hướng đối tượng này đòi hỏi một đường cong học hỏi nhất định. Tôi mất gần một tuần, thậm chí hơn một chút, để hiểu toàn bộ khái niệm này.
Xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) toàn diện với Capacities
Tiềm năng tạo nên “bộ não số” của riêng bạn
Capacities đã làm rất tốt mô hình PKM. Chẳng hạn, khi lên kế hoạch cho một chuyến đi, tôi có thể liên kết các ghi chú liên quan đến đối tượng chính và kiểm tra mối quan hệ thông qua chế độ xem biểu đồ (graph view). Ban đầu, biểu đồ của tôi trông như một tập hợp các chấm rời rạc, nhưng khi tôi tiếp tục tạo và liên kết các đối tượng và trang, nó đã biến thành một mạng lưới phong phú.
Giao diện người dùng Capacities hiển thị một ghi chú chi tiết với các liên kết và cấu trúc object, minh họa khả năng xây dựng hệ thống PKM.
Việc tích hợp ghi chú hàng ngày (daily notes) với lịch cũng là một phần quan trọng trong trung tâm PKM của tôi. Tôi có thể dễ dàng liên kết các cuộc họp và cuộc hẹn với ghi chú hàng ngày và lên kế hoạch cho ngày của mình phù hợp. Nhìn chung, Capacities cung cấp tất cả các yếu tố cần thiết để xây dựng một hệ thống PKM mạnh mẽ và có sự kết nối chặt chẽ.
Hạn chế của Capacities: Không thay thế được công cụ quản lý dự án chuyên biệt
Thiếu sót lớn về Kanban boards
Mặc dù Capacities đã trở thành trung tâm quản lý kiến thức của tôi, nhưng nó còn thiếu sót trong quản lý dự án. Đúng là tôi có thể tạo một đối tượng Dự án với các thuộc tính như Trạng thái, Văn bản, Công việc cần làm, Ngày đến hạn và nhiều hơn nữa, nhưng nó vẫn không thể sánh được với sự đơn giản của các bảng Kanban. Ví dụ, trong Trello, tôi có thể ngay lập tức nhìn thấy tiến độ của nhiều tác vụ cùng lúc và dễ dàng di chuyển các thẻ giữa các cột. Các tùy chọn cơ sở dữ liệu (database) cũng còn hạn chế.
Màn hình ứng dụng Capacities với biểu tượng AI, minh họa một trong các tính năng bổ trợ của nền tảng.
Gói miễn phí và ứng dụng di động: Điểm cộng lớn
Tiện ích và khả năng truy cập không giới hạn
Capacities cung cấp một gói miễn phí rất hào phóng. Với không gian, đối tượng và block không giới hạn, tôi đã có thể tạo một hệ thống PKM hiệu quả mà không tốn một xu nào. Ngoài ra, là một người phụ thuộc rất nhiều vào điện thoại thông minh để ghi lại ý tưởng và truy cập thông tin khi đang di chuyển, tôi đặc biệt ấn tượng với các ứng dụng iOS và Android của Capacities. Các hiệu ứng chuyển động rất mượt mà và tôi chưa bao giờ gặp phải tình trạng giật lag hay treo ứng dụng, ngay cả khi xử lý mạng lưới kiến thức của mình.
Logo chính thức của phần mềm quản lý kiến thức Capacities, thể hiện thương hiệu của ứng dụng.
Đánh đổi các công cụ để dùng Capacities
Thử nghiệm một tháng với Capacities đã cho thấy đây là một nền tảng làm rất tốt các yếu tố nền tảng của quản lý kiến thức. Cấu trúc định hướng đối tượng của nó mang lại sự mới mẻ. Hơn nữa, gói miễn phí mạnh mẽ giúp cách tiếp cận độc đáo này dễ tiếp cận với nhiều người dùng. Tuy nhiên, việc thiếu các tính năng nhắc nhở cơ bản và bảng Kanban đã trở thành một điểm trừ lớn.
Cuối cùng, thử nghiệm này không chỉ là tìm kiếm một sự thay thế hoàn hảo, mà là khám phá tiềm năng của một cách tiếp cận thống nhất đối với năng suất. Hiện tại, tôi sẽ quay lại với TickTick và Trello để quản lý các tác vụ và dự án của mình. Logseq cũng là một công cụ PKM đáng cân nhắc khác. Để tìm hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa hai công cụ này, hãy xem bài viết so sánh chi tiết của chúng tôi.
