Excel từ lâu đã là một công cụ không thể thiếu trong mọi ngành nghề, từ phân tích dữ liệu đến quản lý dự án. Mặc dù nhiều người chỉ xem Excel như một chiếc máy tính kỹ thuật số khổng lồ, phần mềm này còn ẩn chứa vô vàn các hàm và tính năng mạnh mẽ có thể biến bạn thành một “phù thủy dữ liệu” thực thụ. Việc nắm vững những hàm nâng cao này sẽ giúp bạn khai phá những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu, tiết kiệm thời gian đáng kể và nâng cao hiệu suất làm việc.
Dưới đây là sáu hàm Excel mà bạn có thể chưa biết hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của chúng, nhưng chắc chắn sẽ khiến bạn cảm thấy như một chuyên gia khi sử dụng.
1. XLOOKUP: Hàm Tra Cứu Toàn Năng
Tìm kiếm và điền dữ liệu tự động
Hàm XLOOKUP không phải là một công thức toán học truyền thống, mà là một công cụ mạnh mẽ để tìm kiếm giá trị trong các bảng dữ liệu của bạn. Nó vượt xa lệnh Ctrl + F thông thường bởi khả năng tự động điền dữ liệu vào một bảng khác. Đây là một trong những hàm Excel tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể trong các tác vụ liên quan đến dữ liệu.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng XLOOKUP với dữ liệu bán hàng sản phẩm công nghệ của mình để tự động điền giá của các mặt hàng từ các danh mục cụ thể vào một bảng riêng. Khi hàm của bạn được liên kết với một ô cụ thể làm giá trị tra cứu, việc thay đổi tên sản phẩm trong ô đó sẽ tự động cập nhật bảng với giá trị mới tương ứng. Tương tự, nếu bạn cập nhật giá trị của một mặt hàng trong bảng gốc, hàm XLOOKUP sẽ tự động truy xuất giá mua mới. Hàm này cũng có thể được kết hợp với các công thức khác như SUM để truy xuất các mục cụ thể và cộng chúng lại, mang lại sức mạnh đáng kinh ngạc khi bạn cần tính toán các giá trị riêng biệt trong một bảng lớn.
2. COUNTIF: Đếm Giá Trị Theo Điều Kiện
Thống kê dữ liệu dễ dàng
Trong khi hàm COUNT của Excel dùng để đếm tổng số mục trong một bảng, COUNTIF lại mang đến khả năng đếm số lượng mục đáp ứng một tiêu chí nhất định. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần thống kê dữ liệu có điều kiện.
Cú pháp hàm COUNTIF trong Excel để đếm số lượng laptop bán ra
Chẳng hạn, sử dụng dữ liệu mẫu, bạn có thể dễ dàng tìm ra có bao nhiêu sản phẩm thuộc một danh mục cụ thể đã được bán. Bằng cách sử dụng công thức =COUNTIF(Table1[[#All];[Product]];”Laptop”), bạn có thể thấy có 3 chiếc laptop đã được bán theo dữ liệu của bảng. Nếu bạn chỉnh sửa bảng gốc, ô chứa hàm COUNTIF sẽ tự động cập nhật số lượng mới. Mặc dù ví dụ này khá đơn giản, bạn hoàn toàn có thể áp dụng hàm COUNTIF để kiểm tra toàn bộ bảng tính hoặc thậm chí toàn bộ tệp Excel.
3. Hàm Python Trong Excel: Mở Ra Thế Giới Khả Năng Mới
Kết hợp sức mạnh của Python và Excel
Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365, bạn có thể truy cập Python trực tiếp trong Excel, điều này mở khóa khả năng sử dụng các hàm Python mạnh mẽ với dữ liệu Excel của bạn. Tính năng này đòi hỏi việc sử dụng các thư viện Python nhất định, một số trong đó đã được tích hợp sẵn trong Excel mà không cần phải nhập thủ công.
Sử dụng hàm Python trực tiếp trong ô Excel để phân tích dữ liệu
Những gì bạn có thể làm với dữ liệu phụ thuộc vào thư viện Python bạn đang sử dụng. Ví dụ, thư viện Pandas có thể được dùng để mô tả và thao tác dữ liệu trong một bảng, trong khi Matplotlib cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu dưới dạng biểu đồ và đồ thị. Bạn không cần phải là một lập trình viên chuyên nghiệp để sử dụng các hàm này, nhưng việc làm quen với thư viện bạn muốn dùng sẽ giúp bạn hiểu cách vận dụng các hàm và công thức khác nhau.
4. IF: Công Thức Logic Có Điều Kiện
Áp dụng logic “Nếu-Thì” vào bảng tính
IF là một hàm logic trong Excel, trả về các giá trị khác nhau tùy thuộc vào việc một điều kiện có đúng (True) hay sai (False). Nếu bạn đã quen thuộc với lập trình, bạn sẽ dễ dàng nhận ra cấu trúc “If-then” (Nếu-Thì) quen thuộc.
Bảng dữ liệu minh họa cách hàm IF xác định trạng thái "Overtime" hay "Within Budget"
Cấu trúc của hàm IF là =IF(logical_test; True; False). Điều này có nghĩa là bạn nhập điều kiện của mình vào vị trí logical_test, giá trị sẽ trả về nếu điều kiện là đúng, và giá trị sẽ trả về nếu điều kiện là sai. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm này để tạo cột “Trạng thái” trong bảng tính để theo dõi xem bạn có dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ hơn mức đã phân bổ ban đầu hay không. Nếu “Thời gian đã dùng” lớn hơn “Thời gian phân bổ”, ô “Trạng thái” sẽ hiện “Quá giờ”. Nếu không, nó sẽ hiển thị “Trong ngân sách”. Công thức chính xác sẽ là:
=IF(C2>B2;"Quá giờ";"Trong ngân sách")Vì dữ liệu được định dạng dưới dạng bảng, Excel sẽ tự động áp dụng công thức này cho toàn bộ bảng và trả về giá trị cho mỗi hàng theo cùng một logic. Nếu bạn thêm nhiều hàng vào bảng, công thức cũng sẽ hoạt động cho các hàng mới.
5. FILTER: Tạo Bảng Dữ Liệu Riêng Theo Tiêu Chí
Lọc và tạo báo cáo tức thì
Hàm FILTER có thể khiến bạn cảm thấy như một thiên tài Excel, mặc dù nó đơn giản hơn một số hàm khác. Hàm này cho phép bạn lọc dữ liệu theo các tiêu chí nhất định, đồng thời cho phép bạn tạo các bảng mới chỉ chứa dữ liệu đã lọc đó.
Hàm FILTER tạo bảng mới chỉ chứa các sản phẩm công nghệ theo điều kiện lọc
Ví dụ, bạn có thể lấy bảng dữ liệu bán hàng của mình và tạo một bảng mới chỉ bao gồm các sản phẩm thuộc một danh mục cụ thể. Danh mục này có thể được thiết lập để khớp với một ô cụ thể trong bảng tính của bạn. Sau khi sao chép các tiêu đề bạn muốn đưa vào bảng mới, bạn chỉ cần chọn một ô và sử dụng hàm FILTER. Sau đó, chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào bảng mới và chọn tiêu chí lọc mong muốn. Sau khi nhấn Enter, dữ liệu liên quan sẽ được thêm vào bảng mới của bạn, giúp bạn dễ dàng tạo các báo cáo tùy chỉnh.
6. FORECAST: Dự Đoán Xu Hướng Tương Lai
“Tiên đoán” dựa trên dữ liệu lịch sử
Trong khi các công thức khác có thể làm được nhiều điều “phép thuật”, hàm FORECAST lại mang đến cảm giác gần nhất với việc “dự đoán tương lai”. Tất nhiên, nó không thể thực sự dự đoán tương lai mà chỉ là một phép tính thống kê, nhưng khả năng này vẫn cực kỳ ấn tượng.
Biểu đồ và bảng dữ liệu minh họa hàm FORECAST.ETS dự đoán số lượng hành khách sân bay
Có nhiều loại hàm FORECAST khác nhau trong Excel. Bạn có thể sử dụng hàm FORECAST.ETS để tính toán một giá trị tiềm năng trong tương lai dựa trên các giá trị lịch sử. Với hàm này, bạn có thể nhận được dự đoán về số lượng hành khách sân bay trong tương lai cho một tháng cụ thể dựa trên tổng số lượng đã thấy trong các tháng khác. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự báo kinh doanh.
Khai thác tối đa sức mạnh của Excel
Có hàng tá công thức trong Excel có thể thực sự nâng cao quy trình làm việc của bạn và giúp việc tạo ra những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu trở nên dễ dàng. Chúng tôi đã cùng nhau tìm hiểu một vài hàm Excel mạnh mẽ và hữu ích, cho thấy phần mềm này có thể làm được nhiều điều phi thường như thế nào. Chắc chắn bạn cũng sẽ có những hàm yêu thích của riêng mình giúp bạn cảm thấy như một “phù thủy” mỗi khi sử dụng chúng.
Hãy bắt đầu thực hành ngay hôm nay và khám phá cách những hàm này có thể biến đổi cách bạn làm việc với dữ liệu. Đừng ngần ngại chia sẻ những hàm Excel yêu thích của bạn hoặc những bí kíp khác mà bạn đã áp dụng thành công trong phần bình luận dưới đây!
