Trong bối cảnh thị trường bão hòa với vô vàn ứng dụng và nền tảng đầu tư tài chính, có lẽ việc đề xuất một công cụ cơ bản như Excel cho việc quản lý chi tiêu cá nhân nghe có vẻ lạc hậu. Thế nhưng, Excel vẫn vững vàng khẳng định vị thế là giải pháp hàng đầu cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp đang tìm kiếm quyền kiểm soát thực sự đối với dòng tiền của mình. Rất nhiều người, bao gồm cả bản thân tôi, đã tải về vô số ứng dụng chỉ để rồi lại quay trở về với lưới bảng tính quen thuộc, dễ tùy chỉnh của Excel để quản lý chi tiêu cá nhân. Đó không chỉ là sự hoài niệm; đó là về quyền kiểm soát, khả năng tùy biến, tính linh hoạt và mức độ chi tiết mà nhiều giải pháp khác đơn giản là không thể sánh kịp.
Khả năng Tùy Biến và Linh Hoạt Vượt Trội
Tự Thiết Kế Bảng Tính Theo Nhu Cầu Riêng
Đây chính là điểm sáng giúp Excel thực sự tỏa sáng. Khả năng tùy biến không chỉ là một tính năng nhỏ; đó là yếu tố cốt lõi cho phép người dùng xây dựng một hệ thống tài chính cá nhân hoàn toàn phù hợp với nhu cầu độc đáo của họ. Không giống như các ứng dụng khác buộc bạn phải làm việc với một cấu trúc cố định, có sẵn, với Excel, bạn có thể thiết kế bảng tính quản lý chi tiêu theo ý muốn.
Cho dù bạn cần theo dõi một danh mục phụ siêu cụ thể như “Ăn uống – Bữa trưa công việc” so với “Ăn uống – Cá nhân”, hay thêm các cột riêng biệt cho “Phương thức thanh toán” hoặc “Dự án”, Excel đều cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết. Về cơ bản, bạn đang làm việc trên một khung vẽ trống, nơi bạn có toàn quyền kiểm soát các danh mục chi phí, phương thức thanh toán, mô tả, ngân sách và nhiều hơn nữa.
Mẫu bảng tính Excel quản lý chi tiêu sinh viên hàng tháng
Kiểm Soát Hoàn Toàn và Quyền Sở Hữu Dữ Liệu
Lưu Trữ Dữ Liệu Theo Cách Bạn Muốn
Một trong những khía cạnh an tâm nhất khi sử dụng Excel để quản lý chi tiêu là quyền kiểm soát và quyền sở hữu tuyệt đối đối với dữ liệu của mình. Không như nhiều ứng dụng tài chính yêu cầu bạn liên kết tài khoản ngân hàng hoặc lưu trữ thông tin tài chính nhạy cảm trên máy chủ của họ, dữ liệu của bạn luôn nằm trong tay bạn.
Tôi có thể đặt mật khẩu bảo vệ và lưu tệp bảng tính tài chính của mình trên máy tính, ổ cứng ngoài, hoặc thậm chí là dịch vụ đám mây tự lưu trữ như Nextcloud mà tôi tự quản lý. Tôi cũng đánh giá cao việc không phải phụ thuộc vào tuổi thọ hay mô hình kinh doanh của một ứng dụng. Nếu một ứng dụng tài chính phổ biến quyết định thay đổi tính năng, áp dụng phí đăng ký cao, hoặc ngừng hoạt động, tôi có thể mất quyền truy cập vào dữ liệu của nhiều năm. Với Excel, điều đó đơn giản là không phải mối lo ngại.
Bảng tính Excel theo dõi ngân sách chi tiêu gia đình hàng tháng
Đa Dạng Biểu Đồ và Báo Cáo Phân Tích Chuyên Sâu
Vượt Trội So Với Mọi Ứng Dụng Khác
Excel giúp tôi hiểu dữ liệu của mình thông qua vô số biểu đồ, báo cáo và PivotTables. Đây là lúc tôi chuyển từ việc chỉ theo dõi chi tiêu sang phân tích và thu được những thông tin chi tiết đầy giá trị. Ví dụ, sau khi ghi lại tất cả các giao dịch, tôi có thể tạo một PivotTable chỉ trong vài giây.
Với PivotTables, tôi có thể có một bản tóm tắt chính xác về số tiền tôi đã chi cho thực phẩm, giải trí, nhiên liệu, v.v., trong tháng. Nhưng đó chỉ là khởi đầu. Tôi thậm chí có thể thêm cột “Tháng” và có cái nhìn tổng quan gọn gàng về cách chi tiêu của mình trong mỗi danh mục đã thay đổi từ tháng Giêng đến tháng Năm. Tôi có thể dễ dàng phát hiện xu hướng.
Từ chính PivotTable đó, tôi có thể tạo biểu đồ cột để so sánh trực quan chi tiêu hàng tháng giữa các danh mục hoặc biểu đồ đường để xem xu hướng của một khoản chi cụ thể như “đăng ký dịch vụ” trong năm qua. Tôi thậm chí có thể tạo biểu đồ tròn để hiểu tỷ lệ thu nhập của mình được phân bổ cho từng nhóm chi phí chính. Tôi không bị giới hạn bởi các loại biểu đồ được xác định trước.
Tạo biểu đồ phân tích chi tiêu trên Excel từ PivotTable
Thực Hiện Các Tính Toán và Mô Hình Hóa Phức Tạp
Excel Thực Sự Tỏa Sáng Ở Đây
Excel vượt trội hơn mọi ứng dụng theo dõi chi tiêu khác ở điểm này. Đây là nơi tôi có thể vượt ra ngoài việc chỉ theo dõi những gì đã chi và bắt đầu dự đoán, lập kế hoạch cho những gì sẽ chi. Ví dụ, tôi không chỉ tổng hợp các khoản chi tiêu hàng tháng mà còn có thể xây dựng các công thức để phân tích xu hướng.
Chẳng hạn, tôi có thể sử dụng hàm AVERAGEIF để xem chi tiêu trung bình của mình cho thực phẩm vào cuối tuần, hoặc SUMIFS để tính toán số tiền tôi đã chi cho mua sắm trực tuyến từ các nhà cung cấp cụ thể. Mức độ phân tích có điều kiện này giúp tôi xác định những thói quen chi tiêu mà có thể tôi chưa từng nhận ra. Tôi thậm chí có thể sử dụng hàm PMT để tính toán ngay lập tức khoản thanh toán hàng tháng của mình sẽ là bao nhiêu với các mức lãi suất và kỳ hạn vay khác nhau. Nhìn chung, tôi có vô số cách để “chơi đùa” với các con số.
Khả Năng Cộng Tác Hoàn Hảo
Chia Sẻ Sổ Chi Tiêu Một Cách Chuyên Nghiệp
Excel hỗ trợ khả năng cộng tác mạnh mẽ, nơi tôi có thể chia sẻ toàn bộ sổ làm việc với đối tác của mình để cùng theo dõi các khoản chi tiêu. Tôi thậm chí có thể bảo vệ trang tính bằng mật khẩu để giữ cho những ánh mắt tò mò không thể truy cập. Bên cạnh đó, tôi đã đăng ký Microsoft 365 cho các công cụ thiết yếu khác như Word và PowerPoint phục vụ công việc và các dự án cá nhân.
Và vì Excel là một phần của Microsoft 365, tôi không phải tốn thêm bất kỳ chi phí nào để quản lý tài chính cá nhân bằng Excel.
Giao diện bảng tính Excel với các ô được tô sáng cho quản lý thu nhập và tiết kiệm
Mặc dù thị trường tràn ngập các ứng dụng tài chính tiên tiến, nhiều trong số đó đi kèm với một cái giá ẩn: ít quyền kiểm soát hơn, tùy biến hạn chế và thường là một khoản phí đăng ký. Excel, mặt khác, là một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả về chi phí để quản lý chi tiêu của bạn. Ngoài ra, với hàng chục mẫu tài chính sẵn sàng sử dụng, bạn thậm chí không cần phải bắt đầu từ đầu. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy mở phần mềm quen thuộc với các hàng và cột của mình và bắt đầu thiết kế bảng cân đối kế toán hàng tháng hoàn hảo.
Hãy chia sẻ những mẹo hay của bạn về việc sử dụng Excel để quản lý chi tiêu hoặc bất kỳ câu hỏi nào bạn có trong phần bình luận bên dưới nhé!
